Case study: Jaarbeurs regelt personeelsplanning met Staffyou WFM

Case study

Jaarbeurs Utrecht ontvangt bezoekers van Nederland en verder voor beurzen, congressen en events. Hoe plant je personeel voor dagen waarop honderden mensen tegelijk nodig zijn, in restaurants, beveiliging, logistiek en catering? Dat is de vraag waar Staffyou WFM voor is gebouwd.

Hoe regelt Jaarbeurs de personeelsplanning voor beurzen en events?

Jaarbeurs plant het personeel voor restaurants, beveiliging, keukens, magazijn en logistiek in Staffyou WFM. Elke afdeling roostert in dezelfde workspace, met de Arbeidstijdenwet, cao-regels en certificaten automatisch meegewogen. Diensten die intern niet gevuld worden, gaan vanuit het rooster naar de eigen flexpool en zo nodig naar de marktplaats voor externe flexwerkers. Uren worden direct geregistreerd en per event via selfbilling afgerekend.Evenementen & Beurzen

De klant: Jaarbeurs Utrecht

Jaarbeurs is een van de bekendste evenementenlocaties van Nederland, midden in Utrecht. Beurzen, congressen, het Beatrix Theater en restaurants als Pleyn en Speys draaien op dagen met pieken die je van tevoren kent en op dagen met werkdruk die je niet van tevoren kent. Bovendien wisselt het werk per event: de ene dag gastenontvangst, de volgende dag magazijn, barwerk of keukenondersteuning.

Voor de uitvoering werkt Jaarbeurs met een mix van vaste medewerkers en flexwerkers. Teamleden en flexwerkers kiezen zelf hun diensten in de Staffyou app, per afdeling: Restaurant Pleyn, Restaurant Speys, Steyl, Keuken, Beveiliging, Magazijn, Mobiliteit en Logistiek, CMC en EEC.

In het kort

Sectoren: evenementen, horeca, logistiek en beveiliging
Locatie: Utrecht, centraal in Nederland
Teams: 9 afdelingen, van restaurants tot magazijn
Personeelsmix: vaste medewerkers en flexwerkers
Oplossing: Staffyou WFM

De uitdaging: piekdagen, wisselende afdelingen en vulling tot de laatste dag

Een evenementenlocatie plant anders dan een kantoor of een winkel. De bezetting volgt de eventkalender: rond een beurs of congres zijn ineens honderden uren nodig, daarna valt het weer terug. Daarbij werkt elke afdeling met een eigen type personeel. Een restaurant vraagt om bediening en keuken, beveiliging om certificaten, magazijn en logistiek om fysieke flexibiliteit.

De grootste uitdaging zit in de vulling. Vaste medewerkers dekken het grondpatroon, maar op piekdagen moet het resterende deel uit flexwerkers komen. Wie diensten handmatig aanbiedt via groepsapps en losse uitzendbureaus, houdt bij hoe ver elke dienst gevuld is in tientallen kanalen tegelijk. En als iemand op de eventdag zelf afzegt, begint de zoektocht opnieuw, terwijl de deuren om kwart voor negen opengaan.

De oplossing: één workspace voor planning, flexpool en externe inhuur

Jaarbeurs plant alle afdelingen in Staffyou WFM. Elke afdeling heeft zijn eigen rooster in dezelfde workspace, zodat teamleiders zien wie er waar werkt en de centrale planning het totaalconcept per eventdag kan bewaken. Flexwerkers zien alleen de diensten die relevant voor hen zijn en solliciteren met een like in de app.

Bij het maken van het rooster wegen compliance-regels automatisch mee: de Arbeidstijdenwet, cao-afspraken, vereiste certificaten en de leeftijdsregels voor jonge flexwerkers. Dat gebeurt opnieuw bij check-in en bij het verwerken van uren, zodat wat gewerkt is ook verantwoord afgerekend kan worden.

Een dienst die intern niet gevuld wordt, hoeft niet het systeem uit. Vanuit hetzelfde rooster gaat die dienst naar de eigen flexpool en zo nodig naar de marktplaats, waar flexwerkers met een geldig profiel en verificatie kunnen reageren. De planner ziet per dienst hoe ver de vulling is en kan bij tegenvallers de AI agent vragen om een dienst sneller te vullen.

Na afloop van een event is de administratie geen apart project meer. Uren worden gecheckt en gecontroleerd en via selfbilling direct per event afgerekend, met één overzichtelijke factuur per inlenerlocatie.

Wat het oplevert

Alle afdelingen in één workspace, van restaurants tot magazijn en beveiliging.
Pieken rond beurzen en events gevuld vanuit de eigen flexpool en de marktplaats, zonder losse kanalen.
Compliance op Arbeidstijdenwet, cao en certificaten gecontroleerd bij het rooster, bij check-in en bij de urenverwerking.
Bij last-minute uitval reageren flexwerkers doorgaans binnen een uur op een uitgezette dienst.
Uren en facturering per event afgehandeld via selfbilling, in één overzicht.

Hoor het van Jaarbeurs zelf

De video is onderdeel van de succesverhalen van Staffyou. Bekijk ook de andere verhalen, van Diergaarde Blijdorp tot Intratuin.

Bekijk alle succesverhalen →

Veelgestelde vragen

Jaarbeurs Utrecht plant het personeel voor beurzen, congressen en events in Staffyou WFM. Elke afdeling, van restaurants tot beveiliging en logistiek, roostert in dezelfde workspace. Diensten die intern niet gevuld worden, gaan vanuit het rooster naar de eigen flexpool en zo nodig naar de marktplaats voor externe flexwerkers. Uren worden direct geregistreerd en per event gefactureerd via selfbilling.

Ja. Staffyou WFM is hiervoor gebouwd: je beheert vaste medewerkers en je eigen flexpool in hetzelfde rooster, met beschikbaarheid, ervaring en beoordeling per flexwerker. Bij pieken rond beurzen en events schakel je externe flexwerkers in via de marktplaats, zonder het systeem te wisselen.

Diensten kunnen 24/7 worden uitgezet naar de flexpool en de marktplaats. In de praktijk komen de eerste reacties van flexwerkers doorgaans binnen een uur binnen, zodat ook last-minute uitval tijdens een eventdag nog op te vangen is.

Staffyou WFM kost €0,15 per gepland uur en de eerste 500 geplande uren per maand zijn gratis. Er is geen abonnement en je betaalt nooit per gebruiker. Je betaalt dus alleen voor de uren die je daadwerkelijk plant.

Ja. Bij het maken van het rooster controleert het systeem de Arbeidstijdenwet, cao-regels, vereiste certificaten en leeftijdsregels voor jonge flexwerkers. Ook bij check-in en bij het verwerken van uren worden deze checks opnieuw toegepast, zodat wat gewerkt is ook verantwoord kan worden afgehandeld.

Verder lezen over workforce management

Zelf personeelsplanning voor events verbeteren?

We plannen een dienst uit jullie eventkalender live in Staffyou WFM, inclusief flexpool en marktplaats.

Plan een demo

Jaarbeurs Utrecht: personeelsplanning voor beurzen en events in één workspace