Flexibel personeel nodig?

Gratis starten
Staffyou
Demo

WFM voor evenementen

Personeelsplanning voor evenementen: elke afdeling in één rooster

Bij een beurs of event heb je in korte tijd veel mensen nodig, op veel plekken tegelijk. In Staffyou WFM plan je per event je eigen team, flexpool en uitzendbureaus in één rooster. Mensen klokken in op locatie en uren kunnen per event door naar selfbilling.

Plan een demoBekijk de prijzen
  • €0,15 per gepland uur
  • Eerste 500 uur per maand gratis
  • Onbeperkt gebruikers en locaties

WFM voor evenementen

Bij een beurs of event heb je in korte tijd veel mensen nodig, op veel plekken tegelijk. In Staffyou WFM plan je per event je eigen team, flexpool en uitzendbureaus in één rooster. Mensen klokken in op locatie en uren kunnen per event door naar selfbilling.

Plan een demoBekijk de prijzen
  • €0,15 per gepland uur
  • Eerste 500 uur per maand gratis
  • Onbeperkt gebruikers en locaties

Vertrouwd door bedrijven in heel Nederland

Eén platform

Eigen team, uitzendbureaus en flexkrachten in één rooster

Een open dienst gaat eerst naar je eigen team en flexpool, dan naar uitzendbureaus en, als je dat wilt, naar de Staffyou-marktplaats.

  1. Eigen team en flexpool

    Beschikbaarheid doorgeven en diensten ruilen in de medewerker-app.

    Medewerker-app

  2. Uitzendbureaus

    Werken in het gratis leveranciersportaal of koppelen met SETU, XML of JSON.

    SETU-koppeling

  3. Flexkrachten via Staffyou

    Via de Staffyou-marktplaats, alleen als je die aanzet.

    Evenementenpersoneel via Staffyou

staffyou WFM

Eén planbord, één set regels, één urenstroom

Zo werkt het

Zo plan je een event in Staffyou WFM

Je maakt diensten per event en per afdeling aan vanuit diensttemplates. Het algoritme vult ze in de volgorde die jij instelt: eerst je eigen team, dan je flexpool, daarna uitzendbureaus. Blijft een dienst open, dan kan hij, als je dat wilt, naar de Staffyou-marktplaats.

Staffyou Forecast helpt inschatten hoeveel mensen je nodig hebt. Het combineert historie met signalen zoals ticketdata, reserveringen, weer en evenementen, en zet de voorspelling om in conceptdiensten die je direct kunt inplannen. Uitzendbureaus werken mee via het gratis leveranciersportaal.

  • Diensten per event, afdeling en functie
  • Forecast met ticketdata, weer en evenementen
  • Eerst eigen team, dan flexpool, dan uitzendbureaus
  • Gratis leveranciersportaal voor uitzendbureaus

Uitval op de eventdag opvangen

Op de dag zelf valt altijd wel iemand uit. Staffyou Agent start dan een vervangingsflow via WhatsApp en benadert kandidaten in de volgorde die jij instelt. Diensten kun je 24/7 uitzetten naar je flexpool en, als je dat wilt, naar de Staffyou-marktplaats.

De agent herkent ook risicodiensten tot veertien dagen vooruit, bijvoorbeeld bij weinig interesse per positie of een korte doorlooptijd tot de dienst. Zo kun je eerder bijsturen. Bij Jaarbeurs reageren de eerste flexkrachten doorgaans binnen een uur. Zo kun je ook uitval op de eventdag zelf nog opvangen.

Uren per event en wat je betaalt

Inklokken, werktickets, goedkeuring en selfbilling lopen in één flow. Bij Jaarbeurs worden uren direct vastgelegd en via selfbilling per event afgerekend. Per locatie en per uitzendbureau zie je de invulgraad, vultijd, kosten en no-shows.

Staffyou WFM kost €0,15 per gepland uur, met de eerste 500 uur per maand gratis. Onbeperkt gebruikers en locaties, maandelijks opzegbaar en zonder opstartkosten. In maanden met weinig events betaal je dus ook minder.

Identiteit

Weten wie er op de vloer staat

Bij grote events wil je zeker weten dat wie binnenkomt ook de persoon uit de planning is. Staffyou ID doet vóór de eerste dienst een documentcheck, biometrische vergelijking en liveness-detectie, samen met Fourthline. Bij het inklokken op locatie koppel je de persoon aan dat geverifieerde profiel.

Staffyou Compliance toetst tijdens het plannen de Arbeidstijdenwet, cao-regels, vereiste certificaten en leeftijdsregels voor jonge flexkrachten. Bij het inklokken en de urenverwerking gebeurt dat opnieuw.

Flexpool

Je flexpool vasthouden tussen events

Tussen twee events wil je je beste flexkrachten niet kwijtraken. Je beheert je eigen team en flexpool in hetzelfde rooster, met beschikbaarheid, ervaring en beoordeling per flexkracht. Het algoritme houdt rekening met eerdere inzet, zodat mensen terugkomen op een afdeling die ze kennen.

Met Staffyou Engage houd je de pool betrokken met gerichte berichten via app, WhatsApp, sms of e-mail. Starten kan klein: een pilot met één afdeling of één event kan binnen enkele weken live gaan. Roosters, medewerkers en templates importeer je via API of bestandsupload, daarna breid je per afdeling uit.

Achtergrond

Waarom plannen voor events anders is

Een event heeft pieken die je in uren meet: opbouw, openingsdag, de drukste avond en afbouw. Elke fase vraagt andere functies, van horeca en garderobe tot beveiliging, logistiek en hosts. Tussen events heb je juist weinig mensen nodig. Een vast weekrooster past daar slecht bij.

Vaak werk je ook met meerdere partijen tegelijk: je eigen medewerkers, een flexpool van mensen die je kent en een of meer uitzendbureaus voor de pieken. Heeft elke partij eigen lijsten en appgroepen, dan raak je snel het overzicht kwijt. En dat gebeurt juist op de dag dat alles moet kloppen.

Hoe pak je personeelsplanning voor evenementen aan?

Begin bij de bezetting per uur en per afdeling, niet bij een lijst met namen. Plan eerst je eigen team en flexpool in en zet open diensten daarna uit naar uitzendbureaus of, als je dat wilt, naar de Staffyou-marktplaats. Laat de software rusttijden, leeftijdsregels en certificaten controleren en leg uren direct per event vast. Jaarbeurs Utrecht werkt zo in Staffyou WFM, met elke afdeling in dezelfde omgeving.

Wat de eventplanner wil weten

Vraag van de eventplannerWaar je het vindt in Staffyou WFM
Hoeveel mensen per uur en afdeling?Forecast en conceptdiensten
Wie vult de open diensten?Algoritme in jouw volgorde, daarna bureaus of marktplaats
Is dit de juiste persoon?Staffyou ID met Fourthline en inklokken op locatie
Klopt het met ATW en cao?Check bij plannen, inklokken en uren
Hoe rekenen we per event af?Uren, akkoord en selfbilling in één flow

Klantcase

Zo plant Jaarbeurs Utrecht

Lees de klantcase

Modules in Staffyou WFM

FAQ

Veelgestelde vragen

Meer over Staffyou WFM

Je volgende event plannen in Staffyou WFM?

In een demo van 30 minuten lopen we door een echt event: afdelingen, pieken, uitzendbureaus en uitval.

Plan een demoBekijk de prijzen

Veelgestelde vragen

Welke evenementenlocatie plant met Staffyou WFM?

Jaarbeurs Utrecht plant het personeel voor beurzen, congressen en events in Staffyou WFM. Elke afdeling, van restaurants tot beveiliging en logistiek, roostert in dezelfde omgeving.

Kunnen uitzendbureaus meeplannen?

Ja. Uitzendbureaus werken via een gratis leveranciersportaal of koppelen via SETU, XML of JSON. Uitvragen, toewijzen, tarieven, uren en facturatie lopen volgens jouw inkoopvoorwaarden.

Wat kost personeelsplanning voor evenementen in Staffyou WFM?

Je betaalt €0,15 per gepland uur en de eerste 500 uur per maand zijn gratis. Je betaalt niet per gebruiker. Een grote flexpool die je maar een paar keer per jaar inzet, kost je dus niets extra.

Controleert de software leeftijdsregels voor jonge flexkrachten?

Ja. Tijdens het plannen toetst Staffyou WFM de Arbeidstijdenwet, inclusief de aparte regels voor 16- en 17-jarigen. Een regel blokkeert de plaatsing of geeft een waarschuwing.

Moet iedereen een app installeren?

Niet per se. Berichten kunnen via de Staffyou-app, WhatsApp, sms of e-mail. Voor diensten oppakken, beschikbaarheid doorgeven en inklokken is de medewerker-app wel het handigst.