Benieuwd naar Staffyou WFM?

Plan een demo
Staffyou
Demo
WFM blog

Rooster maken in Excel of met ChatGPT? Zo vergelijk je het met planningssoftware

Een rooster maken voor een klein team met vaste diensten lukt prima in Excel, en dat kan gratis. Een chatbot zoals ChatGPT zet in een paar minuten een eerste opzet neer, maar jij moet daarna elke dienst nalopen op rusttijden, cao-regels en kosten. Planningssoftware loont vooral als de drukte wisselt en je vaste medewerkers, oproepkrachten en uitzendkrachten door elkaar plant. Welke aanpak bij jou past, zie je het snelst met de testweek en de scorelijst hieronder.

WFM blog

Een rooster maken voor een klein team met vaste diensten lukt prima in Excel, en dat kan gratis. Een chatbot zoals ChatGPT zet in een paar minuten een eerste opzet neer, maar jij moet daarna elke dienst nalopen op rusttijden, cao-regels en kosten. Planningssoftware loont vooral als de drukte wisselt en je vaste medewerkers, oproepkrachten en uitzendkrachten door elkaar plant. Welke aanpak bij jou past, zie je het snelst met de testweek en de scorelijst hieronder.

De testweek: zo bouw je hem na

Bouw dezelfde week na in Excel, in een chatbot en in de planningssoftware die je overweegt. Gebruik de fictieve namen hieronder, geen gegevens van je eigen medewerkers.

Voorbeeld (fictief): grand café De Kade. Open van 09:00 tot 23:00, sluitwerk tot 23:30. Er zijn twee diensten per dag, elk met 30 minuten onbetaalde pauze:

  • ochtend 09:00-15:30: 6 betaalde uren
  • avond 15:30-23:30: 7,5 betaalde uren

De forecast: zoveel mensen heb je per dagdeel nodig

Dagdeelmadiwodovrzazo
Ochtend2223343
Avond3333453

Samen zijn dat 43 diensten en 294 betaalde uren. In elk dagdeel werken precies één leidinggevende en één kok, en dat zijn twee verschillende mensen. De rest werkt in de bediening.

Het team

NaamContractKan werken alsBeschikbaarheid en wensen
Anoukvast, 36 uurleidinggevende, bedieningniet op maandag
Jaspervast, 32 uurleidinggevende, keuken, bedieningwil zondag vrij
Fatimavast, 32 uurkeukenliever geen weekend
Daanvast, 24 uurleidinggevende, bedieningaltijd
Lisavast, 24 uurleidinggevende, bedieningniet op dinsdag
Nooroproepbedieningwil 12 tot 20 uur per week, niet op di en wo
Sem (17)oproepbedieningwo, za en zo, ochtend of avond, max. 18 uur per week
Bramoproepkeuken, bedieningalleen vr, za en zo
Yaraoproepbedieningalleen avond, max. 16 uur per week
Uitzendkracht Auitzendbedieningaltijd
Uitzendkracht Buitzendkeuken, bedieningaltijd
Uitzendkracht Cuitzendkeukenaltijd

De regels

  • Rust: na een dienst minstens 11 uur aaneengesloten rust. Eén keer per 7 × 24 uur mag dat 8 uur zijn, als het werk dat vraagt. Een avonddienst gevolgd door een ochtenddienst geeft 9,5 uur rust, dus dat mag per persoon hooguit één keer per week.
  • Weekrust: 36 uur aaneengesloten vrij per 7 × 24 uur. De wet staat ook 72 uur per 14 × 24 uur toe; in deze test houden we het bij 36 uur.
  • Pauze: wie meer dan 5,5 uur werkt, krijgt minstens 30 minuten pauze. Die zit al in beide diensten.
  • Sem is 17: een jongere onder de 18 heeft 12 uur rust per 24 uur nodig, met daarin de uren tussen 23:00 en 06:00. Een avonddienst tot 23:30 mag hij dus niet draaien.
  • Oproeptermijn: oproepkrachten roep je minstens 4 kalenderdagen vooraf op. Een cao mag dat inkorten tot 1 dag; de fictieve cao van De Kade doet dat niet.
  • Huisregels: hooguit 5 diensten per persoon per week. Vaste medewerkers werken hooguit 3 uur meer of minder dan hun contract.
  • Bronvolgorde: eerst vaste medewerkers, dan oproepkrachten, dan uitzendkrachten.

Kosten en budget (aannames)

  • Kosten per betaald uur, inclusief werkgeverslasten of uitzendtarief: vast € 28, oproep € 24, uitzend € 37.
  • Fictieve cao-toeslag op zondag: € 6 per uur, voor iedereen.
  • Reken vaste medewerkers minstens op hun contracturen. Uren die je niet inroostert, betaal je toch.
  • Budget voor de week: € 9.000.

De opgave is oplosbaar. Er bestaat minstens één rooster dat alle 43 diensten vult, aan alle regels en wensen voldoet en onder € 9.000 blijft. Blijven er gaten of fouten over, dan ligt dat aan het hulpmiddel en niet aan de opgave.

De wijziging. Staat het rooster, geef dan op donderdag één wijziging door: Anouk valt zaterdagavond uit. Vraag om een vervanger. Zaterdag valt binnen de oproeptermijn van 4 dagen, dus een oproepkracht mag nee zeggen. Een goed hulpmiddel weet dat en verandert niet meer aan het rooster dan nodig is.

De scorelijst: zo vergelijk je de uitkomsten

Zet een timer aan zodra je begint. Controleer de uitkomst daarna zelf, ook als het hulpmiddel zegt dat alles klopt.

OnderdeelWat je teltDoel
Gaten in de bezettingdagdelen met te weinig mensen, zonder leidinggevende of zonder kok0 van 14
Rusttijdschendingenrust onder 8 uur, of vaker dan één keer per 7 × 24 uur onder 11 uur, geen 36 uur weekrust, Sem na 23:000
Overige regelsiemand buiten zijn beschikbaarheid, meer dan 5 diensten, meer dan 3 uur afwijking van het contract, oproepkracht boven zijn maximum0
Kosten ten opzichte van budgeturen × tarief per groep, plus € 6 per zondaguuronder € 9.000
Eerlijkheidniet-gehonoreerde wensen, verdeling van weekend- en sluitdienstenbij elke niet-gehonoreerde wens een reden
Correctietijdminuten tot een foutloos rooster, plus minuten voor de wijzigingzo laag mogelijk

Excel, chatbot of software: wat kunnen ze wel en niet?

ExcelChatbot zoals ChatGPTPlanningssoftware
Kostengratis of al in je licentiegratis versie of abonnementprijs per gebruiker of per uur, plus inrichting
Eerste opzetjij puzzelt alles zelfsnel, uit een tekstopdrachtvoorstel op beschikbaarheid, skills en regels
ATW en caoalleen als je zelf formules bouwtgeen garantie, zelf nalopeningebouwd, als ze goed zijn ingericht
Wijzigingenmet de hand, let op versiesopnieuw vragen en alles opnieuw controlerenin het rooster en in een medewerker-app
Privacybestand zelf beveiligeningevoerde gegevens gaan naar de aanbiederverwerkersovereenkomst met de leverancier
Past bijklein team, vaste patronenideeën en een opzet zonder echte namenwisselende drukte, gemengd team, meerdere locaties

Rooster maken in Excel: laat formules het rekenwerk doen

Microsoft biedt gratis planningssjablonen voor Excel, ook voor personeelsroosters. Met twee formules controleer je zelf de rust en de bezetting:

  • Rust: zet per medewerker de diensten onder elkaar, met begin (kolom B) en einde (kolom C) als datum plus tijd. De rust in uren is dan =(B3-C2)*24. Laat die cel met voorwaardelijke opmaak rood kleuren bij een waarde onder 11.
  • Bezetting: zet de dag in kolom D en de dienst in kolom E. Tel per dagdeel hoeveel mensen er zijn ingeroosterd, bijvoorbeeld met =AANTALLEN.ALS(D:D;"za";E:E;"avond"), en zet de uitkomst naast de forecast.

Wat Excel niet uit zichzelf doet: een voorstel maken, beschikbaarheid ophalen of een vervanger zoeken die binnen de regels past. Dat blijft handwerk. Hoe groter het team en hoe vaker er iets verandert, hoe meer tijd dat kost; dat zie je terug in je correctietijd.

Rooster maken met AI of ChatGPT: waar moet je op letten?

Een chatbot is handig om snel een basispatroon of een sjabloon te bedenken. Twee dingen moet je weten voordat je er echte roosters mee maakt.

De uitkomst controleren blijft jouw werk. Volgens de Europese gebruiksvoorwaarden van ChatGPT is de uitkomst niet altijd juist en moet je die zelf beoordelen, zo nodig met menselijke controle. Ook mag je uitkomsten over een persoon volgens die voorwaarden niet gebruiken voor beslissingen met juridische of wezenlijke gevolgen voor die persoon; beslissingen over werk worden daarbij uitdrukkelijk genoemd. Een rooster dat bepaalt wie hoeveel uren krijgt, kan daaronder vallen. Lees dus de voorwaarden van het hulpmiddel dat je gebruikt; zakelijke versies hebben eigen voorwaarden.

Wees zuinig met persoonsgegevens. Namen, beschikbaarheid en contracturen zijn persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kreeg meldingen van datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens in een AI-chatbot invoerden, en wijst erop dat de meeste aanbieders alles opslaan wat je invoert. Bij de consumentenversies van ChatGPT (Free, Plus en Pro) kan je invoer worden gebruikt om modellen te trainen, tenzij je dat uitzet. Bij de zakelijke versies en de API gebeurt dat standaard niet. Wil je echte medewerkergegevens gebruiken, dan heb je onder de AVG een grondslag nodig en afspraken met de aanbieder, zoals een verwerkersovereenkomst. De reden van een ziekmelding is een gezondheidsgegeven, en daarmee een bijzonder persoonsgegeven dat niet in een chatbot hoort. Maak in je organisatie duidelijke afspraken over wat wel en niet mag; dat adviseert ook de AP.

Wanneer loont planningssoftware?

Software met een planningsvoorstel en regelcontrole neemt het puzzelwerk over en toetst de regels terwijl je plant. Medewerkers geven hun beschikbaarheid door in een app, en een wijziging zie je meteen terug in het hele rooster. Daar staat tegenover dat het geld kost en dat je het eerst moet inrichten: een cao-regel die niemand heeft ingesteld, wordt ook niet gecontroleerd. Kan de software aanwezigheid of gedrag registreren, dan heeft een ondernemingsraad in de regel instemmingsrecht bij de regeling daarvoor (artikel 27 lid 1 onder l WOR), ook als je die functie niet gebruikt. Welke vragen je een leverancier stelt voordat je kiest, lees je in ons artikel over personeelsplanning software kiezen.

Hoe organiseer je dit in de praktijk?

Welk hulpmiddel je ook kiest: publiceer op een vast moment, vraag beschikbaarheid ruim vooraf uit en leg de volgorde vast waarin een open dienst naar je eigen mensen, je flexpool en uitzendbureaus gaat.

In Staffyou WFM begin je met diensttemplates per functie en locatie. Het algoritme stelt een bezetting voor op beschikbaarheid, skills, kosten en regels, en Staffyou Compliance toetst onder meer rusttijden, maximale uren, pauzes, nachtarbeid en de regels voor 16- en 17-jarigen. Per regel stel je in of die blokkeert of waarschuwt; zet de planner een plaatsing ondanks een waarschuwing door, dan legt hij de reden vast. De planner controleert en publiceert, of het systeem publiceert automatisch binnen grenzen die je zelf instelt. Staffyou WFM kost € 0,15 per gepland uur en de eerste 500 uur per maand zijn gratis. Voor vier van zulke testweken (1.176 uur) betaal je voor 676 uur: 676 × € 0,15 = € 101,40.

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT een werkrooster maken?

Ja, een eerste opzet. Of rusttijden, cao-regels en kosten kloppen, moet je zelf controleren. Gebruik geen echte medewerkergegevens zonder afspraken met de aanbieder.

Hoe maak je een rooster in Excel?

Begin met een sjabloon, zet per medewerker de diensten onder elkaar en laat formules de rust tussen diensten en de bezetting per dagdeel uitrekenen.

Kan ik gratis een werkrooster maken?

Ja. Excel-sjablonen van Microsoft zijn gratis. Bij Staffyou WFM zijn de eerste 500 geplande uren per maand gratis.

Wanneer stap je over van Excel naar software?

Als je correctietijd elke week oploopt, als je vaste krachten, oproepkrachten en uitzendkrachten door elkaar plant of als je meerdere locaties hebt. Doe eerst de testweek en voeg je eigen regels toe.

Wil je de testweek of een week uit je eigen praktijk zien in Staffyou WFM? Plan een demo, dan bouwen we die samen na.

Bronnen

Verder lezen

Personeelsplanning in één systeem?

Staffyou WFM: €0,15 per gepland uur, de eerste 500 uur per maand gratis.

Plan een demo