Hoeveel personeel je nodig hebt, reken je uit door de verwachte drukte te delen door wat één medewerker per uur aankan. Deel je verwachte omzet door je doelomzet per manuur, dan heb je het aantal benodigde manuren; met gasten of orders werkt het net zo. Die manuren verdeel je over de uren van de dag, je legt er een minimumbezetting onder en je telt er een buffer voor verzuim bij. Hieronder rekenen we het door voor een restaurant, een winkel en een magazijn.
Hoe bereken je hoeveel personeel je nodig hebt?
De rekensom in vier stappen:
- Benodigde manuren = verwachte drukte ÷ norm per manuur. In de horeca is dat vaak omzet ÷ omzet per manuur, in een winkel klanten ÷ klanten per manuur, in een magazijn orderregels ÷ orderregels per manuur.
- Verdeel de manuren over de dag. Gebruik het patroon uit je kassa, reserveringssysteem of WMS: welk deel van de drukte valt in welk uur?
- Leg de minimumbezetting eronder. Ook in het rustigste uur moet de zaak kunnen draaien. Per uur plan je het hoogste van de twee: de berekende bezetting of het minimum.
- Tel er een buffer bij voor verzuim, afzeggingen en no-shows.
Het aantal manuren in één uur is gelijk aan het aantal mensen dat tegelijk werkt. Komt een uur uit op 12 manuren, dan heb je in dat uur 12 mensen op de vloer nodig.
Waar haal je de norm per manuur vandaan?
Een landelijke norm die voor jouw zaak klopt, bestaat niet. Hoeveel gasten of klanten een medewerker aankan, hangt af van je concept, je kaart of assortiment, je indeling en de ervaring van je team. Meet de norm daarom zelf:
- Neem de afgelopen 8 tot 12 weken.
- Kies de dagen die goed liepen: geen klachten over wachttijden, geen overwerk en geen medewerkers die niets te doen hadden.
- Deel per dag de omzet, het aantal gasten of klanten of het aantal orderregels door de gewerkte uren.
- Doe dit per dagdeel en waar mogelijk per afdeling. Een keuken heeft een andere norm dan de bediening.
Let op twee dingen. Reken omzet consequent exclusief btw. En meet de norm over dezelfde uren als die waarmee je plant: tel je voorbereiden en afsluiten mee in de norm, dan plan je die uren niet apart. In de voorbeelden hieronder meten we de norm over de openingstijden en plannen we voorbereiden en afsluiten apart.
Voorbeeld 1: hoeveel personeel heeft een restaurant op zaterdag nodig?
Aannames (fictief): restaurant met 80 zitplaatsen, open van 12.00 tot 23.00 uur. Verwachte omzet op zaterdag: € 7.200 exclusief btw. Eigen norm: € 90 omzet per manuur tijdens openingstijd, keuken en bediening samen. Minimumbezetting: drie mensen (een kok, een bedieningsmedewerker en een leidinggevende).
Benodigde manuren: € 7.200 ÷ € 90 = 80 manuren.
| Uur | Aandeel omzet | Manuren op basis van omzet | Ingepland (minimaal 3) |
|---|---|---|---|
| 12-13 | 6% | 4,8 | 5 |
| 13-14 | 8% | 6,4 | 6 |
| 14-15 | 4% | 3,2 | 3 |
| 15-16 | 2% | 1,6 | 3 |
| 16-17 | 3% | 2,4 | 3 |
| 17-18 | 8% | 6,4 | 6 |
| 18-19 | 15% | 12,0 | 12 |
| 19-20 | 18% | 14,4 | 14 |
| 20-21 | 16% | 12,8 | 13 |
| 21-22 | 12% | 9,6 | 10 |
| 22-23 | 8% | 6,4 | 6 |
| Totaal | 100% | 80 | 81 |
Daar komen de vaste uren bij: twee koks van 10.00 tot 12.00 uur voor de mise-en-place en twee mensen die na sluitingstijd nog een uur afsluiten. Dat is samen 6 uur, dus de zaterdag komt uit op 87 manuren.
Twee praktische punten:
- Verdeel op bestelmoment, niet op afrekenmoment. Een gast die om 19.00 uur binnenkomt, rekent misschien pas om 21.00 uur af. Verdeel je op het tijdstip van de kassabon, dan komt je bezetting te laat op gang. Het reserveringstijdstip of het moment van de eerste bestelling geeft een beter beeld.
- Plan de pauzes. Wie meer dan 5,5 uur werkt, krijgt volgens de Arbeidstijdenwet minimaal 30 minuten pauze, op te splitsen in twee keer 15 minuten. Bij meer dan 10 uur is dat 45 minuten. Een cao mag hiervan afwijken, maar ook dan geldt bij meer dan 5,5 uur werk minimaal 15 minuten pauze. Een dienst van 16.00 tot 23.00 uur heeft dus een pauze nodig, en die moet je in je bezetting opvangen.
Hoe je dit per dagdeel en afdeling in een rooster zet, lees je op de pagina over het roosterprogramma voor de horeca.
Voorbeeld 2: bezetting berekenen voor een winkel
Aannames (fictief): winkel, open van 9.00 tot 18.00 uur. Verwacht op zaterdag: 900 klanten (kassabonnen). Eigen norm: 25 klanten per manuur, kassa en vloer samen. Minimumbezetting: twee mensen in de winkel (eigen huisregel).
Klantgebonden manuren: 900 ÷ 25 = 36.
| Dagdeel | Aandeel klanten | Klanten | Manuren | Mensen tegelijk |
|---|---|---|---|---|
| 9.00 tot 12.00 uur | 25% | 225 | 9 | 3 |
| 12.00 tot 15.00 uur | 42% | 378 | 15 | 5 |
| 15.00 tot 18.00 uur | 33% | 297 | 12 | 4 |
| Totaal | 100% | 900 | 36 |
Daarnaast is er werk dat niet van de drukte afhangt. Twaalf rolcontainers vakkenvullen à 45 minuten (eigen norm) is samen 9 manuren, te plannen vóór de opening en in het rustige eerste uur. De zaterdag komt daarmee uit op 45 manuren.
Werk je met jongeren onder de 18? Voor hen geldt bij meer dan 4,5 uur werk al een pauze van minimaal 30 minuten. Met veel jonge medewerkers bepaalt die regel mee hoe je de diensten knipt. Meer over plannen per filiaal en per uur staat op de pagina over roosterplanning in de retail.
Voorbeeld 3: personeelsbehoefte berekenen in een magazijn
Aannames (fictief): webshopmagazijn met twee ploegen. Prognose voor dinsdag: 4.000 orders met gemiddeld 2,5 orderregels, dus 10.000 orderregels. Eigen normen: 100 orderregels per manuur picken en 60 orders per manuur inpakken. Diensten duren 8 uur met een half uur pauze, dus 7,5 werkuur.
| Proces | Berekening | Manuren |
|---|---|---|
| Picken | 10.000 ÷ 100 | 100 |
| Inpakken | 4.000 ÷ 60 | 67 |
| Teamleiding, aanvullen en schoonmaak (vast) | 2 ploegen × 7,5 uur | 15 |
| Inwerken: 6 nieuwe uitzendkrachten halen de eerste dag de helft van de norm (aanname) | 6 × 7,5 × 0,5 | 22,5 |
| Totaal | 204,5 |
204,5 ÷ 7,5 = 27,3, dus 28 diensten. Verdeel ze over de ploegen op basis van het moment waarop de orders binnenkomen en het tijdstip waarop de vervoerder ophaalt. Vergeet het inwerken niet: wie op de eerste dag van een piek met nieuwe mensen rekent alsof ze ervaren zijn, loopt die dag achter. Op de pagina over personeelsplanning in de logistiek lees je hoe je je eigen team, je flexpool en je uitzendkrachten in één rooster zet.
Hoeveel buffer heb je nodig voor verzuim?
Het verzuimpercentage van het CBS is het aantal ziektedagen als percentage van het aantal beschikbare dagen van werknemers. Grofweg is dat het deel van de ingeplande uren van je vaste mensen dat gemiddeld uitvalt.
| Sector (CBS) | 2025 | 1e kwartaal 2025 | 2e kwartaal 2026 (voorlopig) |
|---|---|---|---|
| Horeca | 3,2% | 3,4% | 3,1% |
| Detailhandel | 5,0% | 5,5% | 4,8% |
| Vervoer en opslag | 6,4% | 6,8% | 6,1% |
| Alle bedrijven | 5,4% | 5,8% | 5,4% |
Ook de omvang van je bedrijf maakt uit. Bij bedrijven met 1 tot 10 werkzame personen lag het verzuim in 2025 op 2,6 procent, bij bedrijven met 100 of meer werkzame personen op 6,3 procent.
Voorbeeld (fictief): het restaurant plant 520 uur per week voor vaste medewerkers. Bij 3,2 procent verzuim valt daarvan gemiddeld zo'n 17 uur uit, ongeveer drie diensten. In het magazijn, met 18 vaste mensen per dag, is bij 6,4 procent verzuim gemiddeld ruim één persoon per dag ziek. Dit zijn gemiddelden; in het eerste kwartaal ligt het verzuim hoger. Heb je een eigen verzuimcijfer per afdeling, gebruik dan dat.
Het CBS-cijfer gaat over ziekte. Bij oproep- en uitzendkrachten tellen ook afzeggingen en no-shows mee. Meet dat percentage zelf, per bron.
Vul je de buffer met oproepkrachten, houd dan rekening met de oproepregels in artikel 7:628a BW:
- Roep je een oproepkracht minder dan vier dagen van tevoren op, dan hoeft die niet te komen. De oproep moet schriftelijk of elektronisch zijn. Een cao kan de termijn verkorten tot minimaal 24 uur.
- Trek je een oproep binnen vier dagen voor aanvang in of verander je de tijden, dan heeft de oproepkracht recht op loon voor de oorspronkelijke uren.
- Werkt een oproepkracht korter dan drie uur, dan betaal je drie uur. Een oproep voor alleen een piek van twee uur kost je dus drie uur loon.
Artikel 7:628a BW wijzigt per 1 januari 2028 door de Wet meer zekerheid flexwerkers; kijk dan opnieuw wat er voor jouw contracten geldt. Plan je reserve hoe dan ook op tijd, en houd voor de laatste dagen een lijst bij van mensen die vrijwillig willen inspringen.
Zo organiseer je dit in de praktijk
Maak er een weekroutine van. Werk op een vaste dag de forecast voor de komende weken bij. Reken per uur de manuren en de minimumbezetting uit en maak daar het rooster van. Roep oproepkrachten minstens vier dagen van tevoren op. Leg na afloop de gewerkte uren naast de berekening en stel je norm bij als ze structureel afwijken.
Voor één locatie gaat dat prima in een spreadsheet. Met meer locaties of afdelingen groeit het rekenwerk snel. Staffyou Forecast voorspelt de bezetting per uur, locatie en afdeling uit historie, omzet, reserveringen, weer en evenementen. De module rekent de bezetting door naar loonkosten en zet die af tegen je budget of een omzetpercentage. Je kunt een krappe, een neutrale en een ruime bezetting naast elkaar leggen voordat je het rooster publiceert, en de voorspelling omzetten in conceptdiensten.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken je de personeelsbehoefte per dag?
Deel de verwachte drukte van die dag (omzet, gasten of orders) door je norm per manuur. Verdeel de uitkomst over de uren, plan in elk uur ten minste de minimumbezetting en tel de vaste uren voor openen en afsluiten erbij.
Hoeveel bediening heb je nodig per gast?
Een vaste verhouding die voor elke zaak klopt, bestaat niet. Een lunchroom waar gasten aan de bar bestellen, draait anders dan een restaurant met vier gangen. Meet hoeveel gasten per manuur je team aankan op dagen die goed liepen, en gebruik dat als norm.
Wat is een goede omzet per manuur?
Dat hangt af van je prijzen en je loonkosten. Reken terug vanuit je doel: kosten per gewerkt uur gedeeld door je gewenste loonkostenpercentage. Kost een gewerkt uur je gemiddeld € 30 en wil je op 30 procent loonkosten uitkomen, dan heb je € 100 omzet per manuur nodig (fictief voorbeeld).
Hoeveel buffer moet je inplannen voor ziekte?
Begin met het verzuimpercentage van je sector volgens het CBS, bijvoorbeeld 3,2 procent in de horeca en 6,4 procent in vervoer en opslag (2025). Je eigen cijfer is nauwkeuriger. Reken in de winter wat ruimer.
Wil je je bezetting per uur laten voorspellen en meteen zien wat die kost? Bekijk Staffyou Forecast of plan een demo.
Bronnen
- CBS StatLine, "Ziekteverzuimpercentage; bedrijfstakken (SBI 2008) en bedrijfsgrootte" (tabel 80072ned), https://opendata.cbs.nl/statline/#/CBS/nl/dataset/80072ned/table, bijgewerkt 18 augustus 2026 (cijfers 2026 voorlopig), geraadpleegd 6 november 2026.
- Overheid.nl, Arbeidstijdenwet, artikel 5:4 (pauzeregeling), https://wetten.overheid.nl/BWBR0007671/, versie geldend vanaf 1 juli 2025, geraadpleegd 6 november 2026.
- Overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikel 7:628a (oproepovereenkomst, 3-urenregel en oproeptermijn), https://wetten.overheid.nl/BWBR0005290/, geraadpleegd 6 november 2026.
- Staatsblad 2026, 206, Besluit van 13 juli 2026 tot vaststelling van het tijdstip van inwerkingtreding van de Wet meer zekerheid flexwerkers, https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2026-206.html, uitgegeven 15 juli 2026.
Verder lezen
- Omzetprognose maken per dag en per uur (met Excel-voorbeeld)
- Arbeidsproductiviteit berekenen: zo reken je de omzet per manuur uit
- Personeelsplanning in het magazijn: van orderprognose naar bezetting per shift
- WFM-product en mogelijkheden
- Prijzen en voorwaarden per product
- Veelgestelde vragen over WFM-software
- WFM-software vergelijken: Staffyou, Dyflexis, Shiftbase
- Case study: personeelsplanning bij Jaarbeurs
Personeelsplanning in één systeem?
Staffyou WFM: €0,15 per gepland uur, de eerste 500 uur per maand gratis.
Plan een demo