Benieuwd naar Staffyou WFM?

Plan een demo
Staffyou
Demo
WFM blog

Personeelsplanning in het magazijn: van orderprognose naar bezetting per shift

Personeelsplanning in een magazijn begint bij de orderprognose, die je omrekent naar orderregels en andere volumes per proces. Met een normtijd per proces kom je op productieve uren, en die deel je door wat één dienst echt oplevert. Tel er uitval bij op en reken met een lagere snelheid voor nieuwe uitzendkrachten, dan weet je per shift hoeveel mensen je nodig hebt en hoeveel je er nog moet werven.

WFM blog

Personeelsplanning in een magazijn begint bij de orderprognose, die je omrekent naar orderregels en andere volumes per proces. Met een normtijd per proces kom je op productieve uren, en die deel je door wat één dienst echt oplevert. Tel er uitval bij op en reken met een lagere snelheid voor nieuwe uitzendkrachten, dan weet je per shift hoeveel mensen je nodig hebt en hoeveel je er nog moet werven.

Sendcloud verwacht dat het pakketvolume in Nederland dit jaar in de week van Black Friday (27 november 2026) 71% hoger ligt dan in een gemiddelde week. In de week van Cyber Monday is dat 47%, en tot en met 20 december ruim 35%. Een landelijke prognose is geen orderprognose voor jouw distributiecentrum, maar geeft wel de orde van grootte.

Welke KPI's heb je nodig in het magazijn?

Voor personeelsplanning in de logistiek heb je maar een paar cijfers nodig, elk met een vaste definitie.

KPIFormuleWaarvoor je hem gebruikt
Orderregels per orderorderregels ÷ ordersvan orderprognose naar pickvolume
Orderregels per pickuurgepickte orderregels ÷ productieve pickurennormtijd orderpicken
Orders per pakuuringepakte orders ÷ productieve pakurennormtijd inpakken
Productieve tijd per dienstproductieve uren ÷ ingeroosterde urenwat één dienst oplevert
Uitval(ziekmeldingen + no-shows) ÷ ingeplande dienstenopslag op je bezetting
Inwerkfactorsnelheid nieuwe kracht ÷ normsnelheidhoeveel extra mensen je nodig hebt
Pickfoutenfoute orderregels per 1.000 orderregelsof snelheid niet ten koste gaat van kwaliteit
Invulgraadgevulde diensten op het moment van de dienst ÷ aangevraagde dienstenhoe betrouwbaar je bronnen zijn

Houd orders, orderregels en stuks uit elkaar. Een order met drie verschillende artikelen is één order en drie orderregels, ook als er van één artikel vijf stuks in zitten. Picktijd hangt vooral af van het aantal regels, inpaktijd van het aantal orders. Wie alles in orders telt, onderschat het pickwerk zodra de ordermix verandert.

Stap 1: van orderprognose naar volume per proces

Vermenigvuldig het verwachte aantal orders met het aantal orderregels per order. Dat is je pickvolume. Inpakken en outbound volgen het aantal orders of pakketten. Inbound volgt iets anders: de leveringen van je leveranciers. Die piek ligt eerder dan de orderpiek als je vooraf voorraad opbouwt. Plan inbound daarom op het leverschema, niet op je orders.

Kijk ook of je ordermix in de piek verandert. Haal het aantal regels per order uit de piekweek van vorig jaar en vergelijk het met een gewone week, in plaats van uit te gaan van je jaargemiddelde.

Stap 2: normtijden per proces

Een normtijd is de tijd die één eenheid werk kost, bijvoorbeeld een halve minuut per orderregel. Voor de planning draai je hem om naar een norm per productief uur: pallets per uur bij inbound, orderregels per uur bij het picken, orders per uur bij het inpakken. Haal die uit je eigen WMS- of scandata, per zone en per type werk. Een norm van een ander magazijn zegt weinig, omdat layout, artikelen en picksysteem verschillen.

Reken daarna met productieve tijd. Een dienst van 8 uur levert geen 8 uur picken op: opstart, overleg, wachten op werk en opruimen gaan eraf. In het voorbeeld hieronder rekenen we met 85%, dus 6,8 productieve uren per dienst.

Rekenvoorbeeld: een fictief distributiecentrum in de Black Friday-week

Voorbeeld (fictief). Een distributiecentrum voor webwinkels. Aannames:

  • Gewone dag: 4.000 orders, 2,5 orderregels per order, 60 inkomende pallets.
  • Gemiddelde dag in de Black Friday-week: 71% meer orders (6.840), gelijk aan de stijging die Sendcloud landelijk voor pakketten verwacht, en 80 pallets.
  • Normen per productief uur: 3 pallets inbound, 120 orderregels picken, 40 orders inpakken, 300 pakketten sorteren en laden.
  • Diensten van 8 uur, waarvan 6,8 uur productief.

Rekenregel per proces: diensten = volume ÷ norm per uur ÷ 6,8

ProcesVolume gewone dagVolume piekdagDiensten gewone dagDiensten piekdag
Inbound60 pallets80 pallets2,93,9
Orderpicken10.000 orderregels17.100 orderregels12,321,0
Inpakken4.000 orders6.840 orders14,725,1
Outbound4.000 pakketten6.840 pakketten2,03,4
Totaal31,953,4

Stap 3: tel uitval op bij je bezetting

Niet iedereen die je inplant, staat er ook. Reken daarom terug:

In te plannen diensten = benodigde diensten ÷ (1 - uitval)

Het CBS meldt voor 2025 een ziekteverzuim van 6,4% bij werknemers in vervoer en opslag. Dat is een jaargemiddelde voor de hele sector. In de piek kunnen daar no-shows van flexkrachten bij komen. In het voorbeeld rekenen we met 8% uitval:

  • Gewone dag: 31,9 ÷ 0,92 = 34,7 diensten
  • Piekdag: 53,4 ÷ 0,92 = 58,0 diensten

Gebruik zo snel mogelijk je eigen cijfer, apart per bron: eigen team, flexpool en elk uitzendbureau. Meet ook de opkomst (verschenen ÷ ingepland) per shift, want een nachtdienst of zaterdag kan heel anders uitpakken dan een doordeweekse vroege dienst.

Stap 4: reken met de inwerktijd van nieuwe uitzendkrachten

Nieuwe mensen halen de norm niet op dag één. Dat orderpickers sneller worden naarmate ze meer ervaring hebben, is onderzocht (Grosse en Glock, 2013, over leereffecten in orderpicksystemen), maar een bruikbare norm voor jouw magazijn haal je daar niet uit. Hoe snel nieuwe mensen op snelheid komen, hangt af van je processen, je scanners en de begeleiding.

Neem het daarom op als aanname en meet die. In het voorbeeld:

  • Het eigen, ervaren team vult 35 diensten per dag, ongeveer de bezetting van een gewone dag.
  • Nodig op de piekdag: 58,0 diensten. Er ontbreken 23,0 diensten op normsnelheid.
  • Aanname: een nieuwe uitzendkracht haalt in de eerste week 70% van de norm, en 85% als hij een week voor de piek is ingewerkt.
SituatieBerekeningUitzendkrachten per dag
Nieuw in de piekweek23,0 ÷ 0,7033
Een week eerder ingewerkt23,0 ÷ 0,8527

Eerder inwerken scheelt in dit voorbeeld zes mensen per dag in de drukste week. Tel in je eigen berekening ook de uren van ervaren collega's die nieuwe mensen begeleiden; die staan in dit voorbeeld niet.

Meet je inwerkfactor door de orderregels per productief uur van nieuwe mensen over hun eerste tien diensten te volgen. Doe dat per groep (nieuw tegenover ervaren). Volg je de prestaties per persoon, dan kan dat als personeelsvolgsysteem gelden. Heb je een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht op de regeling voor zo'n systeem (artikel 27 lid 1 onder l WOR).

Stap 5: verdeel de bezetting over de shifts

Werk komt niet gelijkmatig over de dag binnen. In het voorbeeld ligt driekwart van het inboundwerk in de vroege dienst, omdat leveranciers 's ochtends leveren. Driekwart van het sorteren en laden ligt in de late dienst, omdat vervoerders aan het eind van de dag ophalen. Picken is gelijk verdeeld en inpakken ligt iets meer in de late dienst. Dat geeft op de piekdag, inclusief uitval, ongeveer 28 diensten vroeg en 30 laat.

Reken je zwaarste dag apart door. Een weekgemiddelde verbergt de dag waarop je vastloopt, en die dag bepaalt of je de ophaaltijden haalt.

Hoe organiseer je dit in de praktijk?

Leg prognose, normen en bronnen vast vóór de piek. De Staffyou-pagina over personeel voor de Black Friday-piek geeft een tijdlijn van september tot december. Plan de inwerkdiensten van nieuwe mensen vóór de piekweek, niet erin.

Vul de diensten daarna in een vaste volgorde: eerst je eigen team, dan je flexpool, dan uitzendbureaus. Overwerk is een beperkte buffer. De Arbeidstijdenwet staat maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week toe, en over 16 weken gemiddeld maximaal 48 uur per week. In je cao kunnen afwijkende regels staan. Stuur in de piek dagelijks bij: zet de werkelijke orders naast de prognose en schuif mensen tussen processen.

In Staffyou WFM zet Staffyou Forecast je eigen historie en signalen zoals ordervolume om in conceptdiensten per uur, locatie en afdeling. Het algoritme vult die in dezelfde volgorde. Het weegt certificaten zoals VCA en het heftruckrijbewijs mee en houdt rekening met eerdere inzet op dezelfde locatie, zodat mensen terugkomen op een plek die ze kennen (Staffyou Algoritme). Bij een ziekmelding of no-show gaat Staffyou Agent via WhatsApp op zoek naar een vervanger. Invulgraad en no-shows per uitzendbureau zie je op het KPI-dashboard (personeelsplanning logistiek).

Veelgestelde vragen

Hoeveel orderregels per uur is normaal voor een orderpicker?

Een algemene norm bestaat niet. Het hangt af van de layout, de artikelen, de pickmethode en de techniek. Meet je eigen cijfer: gepickte orderregels gedeeld door productieve pickuren, per zone en per type order.

Wat is het verschil tussen orders en orderregels?

Een order is één bestelling. Een orderregel is één artikel binnen die bestelling, ongeacht het aantal stuks. Voor de picktijd tellen vooral de regels, voor de inpaktijd vooral de orders.

Hoeveel extra uitzendkrachten heb ik nodig voor Black Friday?

Reken het volume van je piekdag per proces om naar diensten, tel je uitval erbij op en trek af wat je eigen team kan vullen. Deel het tekort door je inwerkfactor. In het fictieve voorbeeld kwam dat uit op 27 tot 33 uitzendkrachten per dag, afhankelijk van hoe vroeg ze zijn ingewerkt.

Welke KPI's gebruik je in een magazijn voor de personeelsplanning?

Orderregels per order, orderregels per pickuur, orders per pakuur, productieve tijd per dienst, uitval, inwerkfactor, pickfouten en invulgraad. Leg per KPI vast hoe je hem meet, zodat je weken en locaties kunt vergelijken.

Wil je zien hoe je eigen orderprognose uitkomt in diensten per shift? Plan een demo van Staffyou WFM.

Bronnen

Verder lezen

Personeelsplanning in één systeem?

Staffyou WFM: €0,15 per gepland uur, de eerste 500 uur per maand gratis.

Plan een demo