Benieuwd naar Staffyou WFM?

Plan een demo
Staffyou
Demo
WFM blog

Uitzendkrachten inplannen naast je vaste team en flexpool

Bij het inplannen van uitzendkrachten werkt een vaste volgorde het best: eerst vul je de contracturen van je eigen medewerkers, dan bied je diensten aan je flexpool aan en pas daarna vraag je het uitzendbureau om de rest. Zo houd je de kosten per uur meestal het laagst. Voor elke uitzendkracht ben jij als inlener daarnaast verantwoordelijk voor werktijden, veiligheid en de beloningsinformatie die het bureau nodig heeft. Vanaf 1 januari 2028 mag je bovendien alleen nog inlenen bij uitleners die onder de Wtta zijn toegelaten.

WFM blog

Bij het inplannen van uitzendkrachten werkt een vaste volgorde het best: eerst vul je de contracturen van je eigen medewerkers, dan bied je diensten aan je flexpool aan en pas daarna vraag je het uitzendbureau om de rest. Zo houd je de kosten per uur meestal het laagst. Voor elke uitzendkracht ben jij als inlener daarnaast verantwoordelijk voor werktijden, veiligheid en de beloningsinformatie die het bureau nodig heeft. Vanaf 1 januari 2028 mag je bovendien alleen nog inlenen bij uitleners die onder de Wtta zijn toegelaten.

In welke volgorde bied je een dienst aan?

1. Contracturen van je eigen medewerkers. Een vaste medewerker houdt recht op loon over zijn contracturen, ook als je hem niet inplant, tenzij het niet werken in redelijkheid voor zijn rekening komt (art. 7:628 lid 1 BW). Een contractuur die je laat liggen, betaal je dus toch.

2. Je flexpool. Hier gaat het om oproepkrachten en medewerkers met een min-maxcontract die je per dienst oproept. Die uren betaal je alleen als je ze inzet (bij een min-maxcontract: de uren boven het minimum), maar de wet stelt voorwaarden. Roep je iemand minder dan vier dagen van tevoren op, dan hoeft hij niet te komen. Zeg je binnen die vier dagen af of verschuif je de tijden, dan betaal je de oorspronkelijke uren. En wie korter dan drie uur werkt, krijgt drie uur betaald (art. 7:628a BW). Een cao mag de termijn van vier dagen verkorten tot minimaal 24 uur.

3. Het uitzendbureau. Het bureau vult de gaten die overblijven. Het tarief dekt naast het loon ook de werkgeverslasten, het risico en de marge van het bureau, dus per uur is dit meestal de duurste bron.

Wijk bewust af van die volgorde als een dienst een certificaat of vaardigheid vraagt die je eigen mensen niet hebben, of als extra uren voor je vaste team overwerk worden of niet passen binnen de rusttijden. In de zorg staat de volgorde soms in de cao. Volgens de cao Ziekenhuizen krijgen werknemers bij het invullen van diensten en roosters de eerste keus, vóór ingehuurde krachten (art. 6.11 lid 1).

BronUiterste momentWaar je op let
Eigen contracturenbij publicatie van het rooster: termijn uit je cao, anders 28 dagen (art. 4:2 ATW)rusttijden, overwerk
Flexpooloproep uiterlijk 4 dagen vooraf, of de kortere cao-termijn (minimaal 24 uur)3-urenregel, loon bij afzeggen
Uitzendbureauvolgens je afspraken met het bureaubeloning, instructie, Waadi en Wtta

Wanneer vraag je welke bron aan?

De volgorde waarin je aanbiedt, is niet de volgorde in de tijd. Het bureau heeft vaak meer voorbereidingstijd nodig dan je flexpool, en je flexpool wil je pas definitief oproepen als de drukte vaststaat. Een werkbaar ritme:

  1. Vier tot zes weken vooruit: maak een prognose per dag en dagdeel en markeer de pieken die structureel boven je eigen capaciteit uitkomen.
  2. Bij publicatie van het rooster: vul de contracturen.
  3. Vast moment per week: vraag de beschikbaarheid van je flexpool op.
  4. Zodra een structureel gat zichtbaar is: zet de aanvraag uit bij het bureau, binnen de termijn uit je raamovereenkomst.
  5. Uiterlijk vier dagen voor de dienst: roep je flexpool definitief op. Na dat moment kost elke wijziging loon.
  6. Laatste vier dagen: vul restgaten met mensen die vrijwillig een late oproep aannemen, of via het bureau.

Wat kost een uur per bron?

Elke bron heeft andere kostenposten. Reken daarom per gewerkt uur, niet per betaald uur.

Voorbeeld (fictief). Aannames: dezelfde functie, bruto uurloon € 16,00 voor alle drie de bronnen (een uitzendkracht heeft recht op gelijke of gelijkwaardige beloning, zie hieronder). Opslag vast: 50% voor werkgeverslasten, vakantiegeld, verlof en verzuim. Opslag oproepkracht: 40%. Omrekenfactor uitzendbureau: 1,95.

BronBerekeningKosten per gewerkt uur
Vaste medewerker€ 16,00 × 1,50€ 24,00
Oproepkracht€ 16,00 × 1,40€ 22,40
Uitzendkracht€ 16,00 × 1,95€ 31,20

Drie kanttekeningen. Een vaste dienst binnen de contracturen kost je niets bovenop het loon dat je toch al betaalt. Bij oproepkrachten komen er kosten bij die niet in het uurtarief staan: het minimum van drie uur en het loon bij afzeggen. Voor oproepkrachten betaal je ook de hoge WW-premie. De lage premie geldt alleen voor een schriftelijk vast contract dat geen oproepovereenkomst is; er zijn enkele uitzonderingen, zoals jongeren onder de 21 die weinig uren werken (art. 27 Wfsv). Hoe je een tarief van een bureau uit elkaar haalt, lees je bij de omrekenfactor.

Wat regel je als inlener voor een uitzendkracht?

Beloning: gelijk en gelijkwaardig

Volgens de Waadi heeft een uitzendkracht recht op ten minste dezelfde arbeidsvoorwaarden als jouw werknemers in een gelijke of gelijkwaardige functie. Het gaat om loon en overige vergoedingen, en om wat in jouw cao staat over arbeidstijden, overwerk, rusttijden, nachtdiensten, pauzes, vakantie en feestdagen (art. 8 lid 1 Waadi). Een uitzend-cao mag daarvan afwijken. De uitzend-cao's die sinds 1 januari 2026 gelden, werken met gelijkwaardige beloning: het totaal van de arbeidsvoorwaarden moet minstens gelijkwaardig zijn aan dat van je eigen medewerker (ABU-cao 2026-2028, art. 21).

Op 31 december 2026 wordt dit in de Waadi zelf vastgelegd (Wet meer zekerheid flexwerkers). Dan moeten ook de overige arbeidsvoorwaarden minstens gelijkwaardig zijn, en een uitzend-cao mag alleen nog afwijken als het totaal van loon en arbeidstijdregels ten minste gelijkwaardig blijft.

Jij levert de gegevens. Je geeft het bureau vóór de start schriftelijk of elektronisch door welke arbeidsvoorwaarden gelden (art. 12a Waadi). Vanaf 1 januari 2027 moet je ook wijzigingen tijdens de inzet op tijd doorgeven, zoals een loonsverhoging uit je cao. Kent jouw cao een toeslag voor bijvoorbeeld zondagavond, dan kost een uitzenduur op dat moment ook meer. Reken dat per dienst door. Welke onderdelen meetellen, lees je bij inlenersbeloning.

Waadi-registratie tot 2028, daarna de Wtta

Tot 1 januari 2028 mag je alleen uitzendkrachten laten werken van een bureau dat in het Handelsregister staat ingeschreven met de activiteit uitlenen van arbeidskrachten (art. 7a Waadi). Die registratieplicht vervalt op 1 januari 2028, omdat de Wtta ervoor in de plaats komt. De Wtta treedt in fasen in werking (Stb. 2026, 159):

  • 1 januari 2027: het toelatingsstelsel start. Leg als inlener uiterlijk op de eerste werkdag in je administratie vast welke arbeidskracht door welke onderneming aan je ter beschikking is gesteld, en bewaar dat ten minste zeven jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de inzet eindigt (art. 12d Waadi). Je moet ook meewerken aan de inspectie van je uitlener (art. 12u).
  • 1 januari 2028: je mag niemand meer laten werken die is uitgeleend door een partij zonder toelating of ontheffing, ook niet via doorlening. Dan begint de handhaving door de Arbeidsinspectie, en ook inleners kunnen een boete krijgen.

Controleer de status van elk bureau in het openbare register van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Een overzicht van wat je per fase regelt, staat in het Wtta-dossier.

Werktijden, veiligheid en instructie

Voor de Arbeidstijdenwet en de Arbowet ben jij als inlener de werkgever van de uitzendkracht (art. 1:1 ATW, art. 1 Arbowet). Rusttijden, maximale arbeidstijden en pauzes bewaak jij dus zelf. Je moet uitzendkrachten ook doeltreffend inlichten over het werk, de risico's en de maatregelen daartegen (art. 8 Arbowet). Plan voor iemand die voor het eerst komt, een korte instructie aan het begin van de dienst: route, noodprocedure, hygiëne- of veiligheidsregels en wie zijn leidinggevende is. Zet die tijd in het rooster, dan klopt je urenregistratie ook.

Voorbeeld: één week met drie bronnen

Aannames (fictief): een evenementenlocatie met restaurant, volgens de prognose 320 uur werk. Zes vaste medewerkers met samen 180 contracturen. Een flexpool van tien oproepkrachten die samen 90 uur beschikbaar zijn. Kosten per uur uit de tabel hierboven. Vier uitzendkrachten komen voor het eerst en krijgen een halfuur instructie.

DagNodigVastFlexpoolUitzend
ma323200
di323200
wo362880
do4428160
vr64242416
za76202828
zo3616146
Totaal3201809050
  • Vast: 180 × € 24,00 = € 4.320
  • Flexpool: 90 × € 22,40 = € 2.016
  • Uitzend: 50 × € 31,20 = € 1.560, plus 4 × 0,5 uur instructie = € 62,40

Totaal € 7.958,40, gemiddeld € 24,87 per uur. Had je de 140 uur boven de contracturen volledig bij het bureau neergelegd, dan had dat € 4.368 plus instructie gekost, tegenover € 3.638,40 nu.

Stel dat de reserveringen voor zaterdag op woensdag tegenvallen en je twee flexpooldiensten van 7 uur schrapt. Dat is binnen vier dagen, dus je betaalt die 14 uur toch: € 313,60. Wat afzeggen bij het bureau kost, hangt af van je afspraken met dat bureau.

Hoe organiseer je dit in de praktijk?

Staat het vaste rooster in het ene systeem, de flexpool in een appgroep en de bureau-aanvragen in de mail, dan zie je pas laat welke uren nog openstaan en wat ze kosten.

In Staffyou WFM staan je eigen medewerkers, je flexpool en de mensen van je uitzendbureaus in één planning, met hetzelfde werkersprofiel. Het Staffyou Algoritme stelt een bezetting voor in de volgorde eigen mensen, flexpool, leveranciers, toetst die vooraf aan ATW- en cao-regels en legt het voorstel aan de planner voor. Bureaus werken via een leveranciersportaal of een SETU-koppeling, en goedgekeurde uren gaan via selfbilling naar de factuur. Staffyou WFM staat los van het uitzendbureau van Staffyou: je kiest zelf bij welke bureaus je inhuurt. Je betaalt € 0,15 per gepland uur; de eerste 500 uur per maand zijn gratis.

Veelgestelde vragen

Hebben uitzendkrachten dezelfde rechten als vaste medewerkers?

Voor loon en vergoedingen en voor de arbeidstijdregels uit jouw cao hebben ze recht op dezelfde of een gelijkwaardige behandeling (art. 8 Waadi). Ze krijgen ook dezelfde toegang tot voorzieningen zoals de kantine, kinderopvang en vervoer, tenzij een verschil objectief gerechtvaardigd is (art. 8b Waadi). Hun contract hebben ze met het bureau.

Wat verandert er in 2027 voor uitzendkrachten en inleners?

Op 31 december 2026 gaat de regel voor gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden in. Op 1 januari 2027 start het Wtta-toelatingsstelsel met de administratieplicht voor inleners, en moet je wijzigingen in arbeidsvoorwaarden tijdens de inzet doorgeven. Het inleenverbod en de boetes volgen op 1 januari 2028.

Wie is verantwoordelijk voor de rusttijden van een uitzendkracht?

Jij als inlener. Voor de Arbeidstijdenwet geldt de inlener als werkgever, dus jouw rooster moet aan de rust- en arbeidstijden voldoen.

Moet ik controleren of mijn uitzendbureau geregistreerd is?

Ja. Tot 1 januari 2028 controleer je de inschrijving als uitlener in het Handelsregister. Vanaf dan controleer je in het NAU-register of de uitlener is toegelaten.

Wil je zien hoe vaste medewerkers, flexpool en bureaus in één planning samenkomen? Plan een demo.

Bronnen

Verder lezen

Personeelsplanning in één systeem?

Staffyou WFM: €0,15 per gepland uur, de eerste 500 uur per maand gratis.

Plan een demo