Benieuwd naar Staffyou WFM?

Plan een demo
Staffyou
Demo
WFM blog

Werknemer komt niet opdagen: wat doe je meteen en hoe voorkom je no-shows?

Komt een werknemer niet opdagen, probeer hem dan eerst te bereiken en regel daarna vervanging in een vaste volgorde: je eigen team, je flexpool, je uitzendbureau. Leg vast wat er is gebeurd en vraag de volgende dag naar de reden. Over uren die iemand zonder geldige reden en zonder melding niet werkt, hoef je in principe geen loon te betalen. No-shows voorkom je door ze apart van ziekteverzuim te meten en de oorzaak ook in je eigen planning te zoeken.

WFM blog

Komt een werknemer niet opdagen, probeer hem dan eerst te bereiken en regel daarna vervanging in een vaste volgorde: je eigen team, je flexpool, je uitzendbureau. Leg vast wat er is gebeurd en vraag de volgende dag naar de reden. Over uren die iemand zonder geldige reden en zonder melding niet werkt, hoef je in principe geen loon te betalen. No-shows voorkom je door ze apart van ziekteverzuim te meten en de oorzaak ook in je eigen planning te zoeken.

Wat doe je als een medewerker niet komt opdagen?

De dienst is begonnen en er ontbreekt iemand. Werk in deze volgorde.

1. Probeer de medewerker te bereiken. Bel hem en stuur een bericht. Kijk of er toch een afmelding is binnengekomen, via een collega, een leidinggevende of de app. Controleer het rooster: had hij goedgekeurd verlof dat niet is verwerkt? Is de dienst gewijzigd zonder dat hij het wist? Is hij onbereikbaar en is dat niets voor hem, bel dan het noodnummer als je dat hebt vastgelegd: er kan iets ernstigs aan de hand zijn.

Gaat het om een uitzendkracht, bel dan meteen het uitzendbureau. De uitzendkracht heeft een arbeidsovereenkomst met het bureau, niet met jou. Het bureau neemt contact met hem op en kan een vervanger zoeken.

2. Regel vervanging in een vaste volgorde.

  • Eigen team. Kan iemand die al werkt langer blijven, of kan iemand die vrij is invallen? Let op de Arbeidstijdenwet: na een werkdag minimaal 11 uur aaneengesloten rust (één keer per 7 dagen in te korten tot 8 uur als het werk dat nodig maakt) en maximaal 12 uur per dienst.
  • Flexpool. Een oproepkracht die je minder dan 4 dagen van tevoren oproept, hoeft niet te komen. Een cao kan die termijn inkorten tot minimaal 1 dag. Op de dag zelf kun je het dus vragen, maar niet eisen.
  • Uitzendbureau. Geef een volledige aanvraag door: functie, begin- en eindtijd, adres, kleding, certificaten en een contactpersoon op locatie.

Lukt dat niet, verdeel dan het werk en doe tijdelijk minder: een kassa minder open, een sectie minder bedienen, minder orders per uur verwerken. Laat je team weten wat er verandert.

3. Leg vast wat er is gebeurd. Noteer de geplande begintijd, wanneer en hoe je de medewerker hebt geprobeerd te bereiken, wie de dienst heeft overgenomen en wat de reden bleek te zijn. Meldt hij zich ziek, noteer dan alleen dát hij ziek is en hoe lang hij verwacht weg te blijven. Wat iemand mankeert, mag je als werkgever niet vragen of vastleggen, ook niet als hij het zelf vertelt. Dat is de taak van de bedrijfsarts of arbodienst.

4. Voer de volgende dag een kort gesprek. Vraag naar de reden en luister. Lag de fout bij de planning, dan is het geen no-show van de medewerker.

Wat mag je als werkgever als een werknemer niet komt opdagen?

Wat je mag, hangt af van de reden en van het contract. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Kijk ook in je cao en overleg bij twijfel met je jurist of brancheorganisatie.

Er is een geldige reden. Was de medewerker ziek en kon hij zich niet op tijd melden, dan registreer je het alsnog als ziekteverzuim. Bij een calamiteit, zoals een kind dat ziek van school moet worden gehaald of een gesprongen waterleiding, heeft de werknemer recht op calamiteitenverlof of kort verzuimverlof. Het salaris loopt dan door. Een redelijk verzoek mag je niet weigeren, maar je mag achteraf wel vragen aan te tonen dat het verlof nodig was.

Er is geen geldige reden en geen melding. Bij ongeoorloofd verzuim hoef je over de niet-gewerkte uren geen loon te betalen. De wet gaat ervan uit dat je loon doorbetaalt als de werknemer niet werkt, tenzij het niet werken in redelijkheid voor zijn rekening hoort te komen (artikel 7:628 lid 1 BW). Laat de werknemer schriftelijk weten over welke uren je geen loon betaalt en waarom.

De werknemer meldt zich achteraf ziek, maar heeft zich niet aan je ziekmeldingsregels gehouden. Heb je schriftelijk redelijke voorschriften gegeven, bijvoorbeeld dat iemand zich vóór aanvang van de dienst telefonisch ziek meldt? Dan mag je de betaling van het loon opschorten zolang hij zich daar niet aan houdt (artikel 7:629 lid 6 BW). Opschorten is uitstellen, geen inhouden. Laat dat de werknemer meteen weten, want wie te lang wacht, kan zich er niet meer op beroepen (artikel 7:629 lid 7 BW).

Het is de eerste keer. Dan ligt een gesprek met een schriftelijke waarschuwing het meest voor de hand. Bewaar die in het personeelsdossier. Leg je regels en de gevolgen vooraf vast in de arbeidsovereenkomst of een personeelsreglement waarnaar de overeenkomst verwijst, zodat medewerkers weten waar ze aan toe zijn.

De werknemer blijft onbereikbaar. Stuur een e-mail en een brief: vraag hem zich vóór een bepaalde datum te melden en het werk te hervatten, en meld dat je over de niet-gewerkte uren geen loon betaalt. Zo kun je later aantonen wat je hebt gedaan.

Ontslag op staande voet alleen in ernstige gevallen. Daarvoor heb je een dringende reden nodig: gedrag waardoor je redelijkerwijs niet kunt verlangen dat de arbeidsovereenkomst doorloopt (artikel 7:678 BW). Je moet het ontslag direct geven, de reden direct meedelen (artikel 7:677 BW) en die reden kunnen bewijzen. Ondernemersplein noemt "werk weigeren zonder reden" als voorbeeld van een reden voor ontslag op staande voet. Of niet komen opdagen daaronder valt, hangt af van alle omstandigheden. Oordeelt de rechter dat er geen dringende reden was, dan is de kans groot dat je een vergoeding van minstens 3 maanden salaris moet betalen, en misschien moet je de werknemer weer in dienst nemen. Schakel daarom altijd eerst een juridisch adviseur in.

Uitzendkrachten en oproepkrachten. Bij een uitzendkracht is het uitzendbureau de werkgever en neemt het bureau de arbeidsrechtelijke stappen. Leg in je afspraken met bureaus vast hoe snel ze een no-show melden en vervangen. Bij oproepkrachten hangt het af van het soort contract (voorovereenkomst, nulurencontract of min-maxcontract) en van de vraag of je op tijd hebt opgeroepen.

Hoe bereken je het no-showpercentage?

Een no-show is een toegewezen dienst waarvoor de medewerker niet verschijnt zonder dat hij zich op tijd heeft afgemeld. Zo definieert ook de Staffyou-kennisbank een no-show.

No-showpercentage = niet verschenen diensten zonder tijdige afmelding ÷ geplande diensten × 100

Houd dit cijfer apart van ziekteverzuim. Het CBS meet ziekteverzuim als het aandeel ziektedagen in het totale aantal werkdagen. Een ziekmelding vóór de dienst is dus verzuim, geen no-show. Voor je planning houd je het best drie categorieën bij: ziekmeldingen, late afmeldingen (met een eigen grens, bijvoorbeeld minder dan 12 uur vooraf) en no-shows. Splits de no-shows vervolgens naar oorzaak: de medewerker of een planningsfout.

Voorbeeld (fictief). Een cateraar plant in december 600 diensten met een mix van eigen mensen, oproepkrachten en uitzendkrachten.

CategorieAantalPercentage van geplande diensten
Ziekmeldingen vóór de dienst244,0%
Late afmeldingen (minder dan 12 uur vooraf)91,5%
No-shows door de medewerker142,3%
No-shows door een planningsfout40,7%
Totale uitval518,5%

Het no-showpercentage is (14 + 4) ÷ 600 = 3,0%. Bijna een kwart daarvan kwam voort uit de eigen planning: een niet-bevestigde wijziging en niet-verwerkt verlof. Daar kun je als planner direct iets aan doen.

Meet je invulgraad op het moment van de dienst en niet bij de toewijzing, anders tellen no-shows en late afmeldingen niet mee. Meer daarover lees je in de kennisbank onder fill rate.

Waarom komen medewerkers niet opdagen?

Zoek de oorzaak in je eigen registratie. Kijk of no-shows samenvallen met:

  • wijzigingen kort voor de dienst die niet zijn bevestigd;
  • verlof of afwezigheid die niet in het rooster is verwerkt;
  • weinig tijd tussen toewijzing en dienst;
  • iemands eerste dienst of een nieuwe locatie;
  • onduidelijke informatie over adres, begintijd, kleding of contactpersoon;
  • diensten buiten de beschikbaarheid die iemand had opgegeven;
  • late diensten zonder goede reisverbinding naar huis.

Zie je een patroon, dan ligt de oplossing in je planningsproces, niet bij één medewerker.

Hoe voorkom je no-shows bij personeel?

Vraag om een actieve bevestiging. Laat medewerkers hun dienst bijvoorbeeld 48 uur vooraf bevestigen. Stuur op de dag zelf een herinnering met adres, begintijd en contactpersoon. Wie niet bevestigt, bel je tijdig.

Plan eerlijk en op tijd. Plan binnen de beschikbaarheid die mensen opgeven en publiceer het rooster ruim van tevoren. Roep oproepkrachten minimaal 4 dagen vooraf op, of volgens de termijn in je cao. Wijzig zo weinig mogelijk op het laatste moment. Laat medewerkers hun beschikbaarheid zelf doorgeven in een app, zodat je rooster op actuele gegevens is gebaseerd.

Geef de eerste dienst extra aandacht. Neem de dag ervoor contact op, stuur een routebeschrijving en zorg dat er iemand is die de nieuwe medewerker opvangt.

Plan een buffer op basis van je eigen cijfers. Gebruik je uitval op de dag zelf, per dag van de week en per bron: eigen team, flexpool of uitzendbureau.

Voorbeeld (fictief). Op zaterdag heb je 40 mensen nodig en verwacht je op de dag zelf 5% uitval. Dan plan je 40 ÷ 0,95 = 42 mensen. Let op de kosten: zeg je een oproepkracht binnen 4 dagen voor aanvang weer af, dan houdt hij recht op loon over de opgeroepen uren. Geef reserves daarom een echte taak, zoals voorbereiding of opbouw, die kan blijven liggen als ze moeten invallen.

Meet of het werkt. Vergelijk je no-showpercentage per maand, vóór en na elke aanpassing. Zo zie je welke maatregel bij jou werkt.

No-showhistorie: gebruik die voor je buffer, niet als straf

Het is verleidelijk om mensen die vaak niet komen minder diensten te geven. Wees voorzichtig als je dat door software laat doen. Een AI-systeem dat taken toewijst op basis van individueel gedrag, of dat prestaties en gedrag van werknemers beoordeelt, kan onder de AI Act een hoog-risicosysteem zijn (bijlage III, punt 4b). Na het uitstel door de Digital Omnibus (Verordening (EU) 2026/1744) gelden de regels voor die systemen vanaf 2 december 2027. De conceptrichtsnoeren van de Europese Commissie van 19 mei 2026, die nog niet definitief zijn, geven als voorbeeld een roosterplanner die medewerkers onder meer rangschikt op no-showhistorie en de belangrijkste diensten aan de hoogst gerangschikten geeft. Volgens het concept is zo'n planner hoog risico.

Daarnaast kan de ondernemingsraad instemmingsrecht hebben. Een systeem dat aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers kan volgen, geldt als personeelsvolgsysteem (artikel 27 lid 1 onder l WOR), ook als je het daar nog niet voor gebruikt.

Gebruik no-showcijfers daarom bij voorkeur op groepsniveau, om je buffer en je planningsregels te verbeteren. Wil je ze per persoon in een algoritme gebruiken, betrek dan eerst je jurist en je OR. Dit is geen juridisch advies.

Zo organiseer je vervanging in de praktijk

Leg de vervangingsvolgorde vooraf vast, en per stap wie beslist, zodat niemand om 06:40 hoeft te bedenken wie hij moet bellen. Houd bevestigingen, afmeldingen en vervangingen op één plek bij, niet verspreid over losse appjes en telefoontjes.

Binnen Staffyou WFM regelt Staffyou Agent dit. Bij een ziekmelding of no-show benadert de agent kandidaten via WhatsApp, in de volgorde die jij instelt (bijvoorbeeld eerst eigen medewerkers) en binnen de tijdvensters die jij kiest, zoals geen berichten na 21:00. Lukt het niet, dan gaat de dienst volgens jouw regels naar de planner. Alles wat de agent doet, staat in het planbord en is terug te lezen. De agent vraagt ook om bevestiging vóór de eerste dienst en signaleert tot 14 dagen vooruit diensten met een risico, zoals een positie waarvoor weinig belangstelling is.

Veelgestelde vragen

Mag je loon inhouden als een werknemer niet komt opdagen?

Over de uren die een werknemer zonder geldige reden en zonder melding niet werkt, hoef je in principe geen loon te betalen. Laat schriftelijk weten om welke uren het gaat. Bij ziekte, calamiteiten en zorgverlof gelden andere regels.

Is niet komen opdagen een reden voor ontslag op staande voet?

Alleen als er een dringende reden is; of die er is, beoordeelt de rechter achteraf aan de hand van alle omstandigheden. Bij één gemiste dienst liggen een gesprek en een schriftelijke waarschuwing meer voor de hand. Vraag altijd juridisch advies voordat je iemand op staande voet ontslaat.

Wat is het verschil tussen een no-show en ziekteverzuim?

Bij ziekteverzuim meldt de medewerker zich ziek. Bij een no-show komt hij niet opdagen voor een toegewezen dienst en heeft hij zich niet op tijd afgemeld. Meet ze apart, want ze hebben andere oorzaken en vragen andere maatregelen.

Wat doe je als een uitzendkracht niet komt opdagen?

Bel direct het uitzendbureau. Het bureau is de werkgever, neemt contact op met de uitzendkracht en regelt waar mogelijk vervanging. Leg in je afspraken vast hoe snel het bureau een no-show meldt en vervangt.

Wil je vervanging bij een no-show niet meer met de hand regelen? Bekijk hoe Staffyou Agent werkt of plan een demo.

Bronnen

Verder lezen

Personeelsplanning in één systeem?

Staffyou WFM: €0,15 per gepland uur, de eerste 500 uur per maand gratis.

Plan een demo