Benieuwd naar Staffyou WFM?

Plan een demo
Staffyou
Demo
WFM blog

Strategische personeelsplanning in 6 stappen: van jaarformatie tot weekrooster

Strategische personeelsplanning betekent dat je vooruit bepaalt hoeveel uur werk er komt, welke vaardigheden daarvoor nodig zijn en welk deel je met vaste mensen invult en welk deel met flex. Dat doe je in zes stappen: de vraag in uren, de kwalitatieve behoefte, de vaste kern, de flexibele schil, een buffer en de vertaling naar kwartaal, week en uur. Een plan dat niet doorloopt tot in het weekrooster, verdwijnt in de la. Hieronder werken we de stappen uit met een rekenvoorbeeld voor een evenementenlocatie.

WFM blog

Strategische personeelsplanning betekent dat je vooruit bepaalt hoeveel uur werk er komt, welke vaardigheden daarvoor nodig zijn en welk deel je met vaste mensen invult en welk deel met flex. Dat doe je in zes stappen: de vraag in uren, de kwalitatieve behoefte, de vaste kern, de flexibele schil, een buffer en de vertaling naar kwartaal, week en uur. Een plan dat niet doorloopt tot in het weekrooster, verdwijnt in de la. Hieronder werken we de stappen uit met een rekenvoorbeeld voor een evenementenlocatie.

Wat is strategische personeelsplanning en hoe verschilt die van tactische en operationele planning?

Personeelsplanning speelt zich af op drie niveaus, elk met een eigen horizon en een eigen vraag.

NiveauHorizonVraagUitkomst
Strategisch1 jaar of langerHoeveel werk komt er, en welke mix van vast en flex past daarbij?Formatie per functie, omvang en opbouw van de flexibele schil
Tactischkwartaal of seizoenHoe vangen we de pieken van dit seizoen op?Verlofplanning, werving en inwerken van flexkrachten, volumeafspraken met uitzendbureaus
Operationeelweek, dag en uurWie staat wanneer waar?Forecast per uur, rooster, vervanging bij uitval

Binnen de strategische planning onderscheid je kwantitatieve en kwalitatieve personeelsplanning. Kwantitatief gaat over aantallen: uren, fte en mensen. Kwalitatief gaat over wie: vaardigheden, certificaten, ervaring, doorgroei en uitstroom. Je hebt ze allebei nodig: twintig fte op papier helpen niet als er op de dag van de opbouw niemand met een heftruckcertificaat rondloopt.

Stap 1: breng de vraag in uren per maand in beeld

Begin bij de gewerkte uren van het afgelopen jaar, per maand en per functie. Tel alle uren mee: vaste medewerkers, oproepkrachten, uitzendkrachten en zzp'ers. Haal ze uit je urenregistratie en niet uit het rooster, want het rooster laat uitval en extra diensten niet zien.

Werk in uren, niet in koppen. Twee parttimers van 19 uur en één voltijder van 38 uur leveren evenveel uren, maar je plant ze heel anders. Stel de uren daarna bij met wat je al weet over volgend jaar: geboekte evenementen, een nieuwe klant, ruimere openingstijden of een verbouwing.

Voorbeeld van strategische personeelsplanning (fictief). Een evenementenlocatie organiseert in het voorjaar en het najaar beurzen en heeft een rustige zomer. Op basis van de gewerkte uren van dit jaar en de agenda voor volgend jaar verwacht de locatie 39.600 uur werk voor operationeel personeel: hosts, horeca en op- en afbouw. De rustigste maand is juli met 1.800 uur, de drukste november met 4.600 uur. De verdeling per maand staat in de tabel bij stap 3.

Stap 2: vertaal de uren naar functies en vaardigheden

Hier begint de kwalitatieve personeelsplanning. Verdeel de uren over functies en stel per functie drie vragen:

  • Welke vaardigheden en certificaten zijn nodig, en hoeveel mensen hebben die nu?
  • Hoe lang duurt het voordat een nieuwe medewerker zelfstandig kan werken?
  • Wie vertrekt er het komende jaar, door pensioen, een aflopend contract of een afgeronde studie?

Functies met een lange inwerktijd of veel verantwoordelijkheid, zoals teamleiders en technici, horen in de vaste kern. Werk dat je in een paar uur leert, past in de flexibele schil. In het voorbeeld zijn teamleiders en technici vast; hosts, horeca en op- en afbouw zijn deels vast en deels flex.

Stap 3: reken uit hoe groot de vaste kern is

Een vaste medewerker is minder uren inzetbaar dan zijn contract zegt. Reken daarom met netto inzetbare uren.

Voorbeeld (vervolg), per voltijder van 38 uur per week:

PostUren per jaar
Contracturen (38 × 52)1.976
Verlof: wettelijk minimum 4 × 38 = 152 uur, plus aanname 38 uur bovenwettelijk−190
Verzuim: 4,3% van de contracturen−85
Opleiding en werkoverleg (aanname)−40
Netto inzetbaar1.661

Het wettelijke minimum aan vakantie is vier keer de wekelijkse arbeidsduur (artikel 7:634 BW); je cao kan meer geven. Voor verzuim nemen we het CBS-cijfer voor de sector cultuur, sport en recreatie: 4,3 procent in 2025. Heb je een eigen verzuimcijfer, gebruik dan dat. Feestdagen trekken we niet af, omdat de locatie dan gewoon open is. Er bestaat geen wettelijk recht op een vrije feestdag; of je medewerkers vrij zijn, staat in de cao of de arbeidsovereenkomst.

De rustigste maand bepaalt hoe groot je kern kan zijn zonder leegloop. Stel dat medewerkers de helft van hun verlof in juli en augustus opnemen. Dan heeft een voltijder in die maanden ongeveer 107 uur beschikbaar en in de andere maanden ongeveer 145 uur. In juli is er 1.800 uur werk: 1.800 ÷ 107 = 16,8. Met een kern van 16 fte is er in geen enkele maand leegloop. Dat kunnen ook twintig mensen van gemiddeld 0,8 fte zijn.

MaandVraag (uren)Vaste kern, 16 fteFlexibele schil
januari2.6002.316284
februari3.0002.316684
maart3.8002.3161.484
april3.6002.3161.284
mei3.4002.3161.084
juni3.2002.316884
juli1.8001.70892
augustus2.2001.708492
september3.8002.3161.484
oktober4.2002.3161.884
november4.6002.3162.284
december3.4002.3161.084
Totaal39.60026.576 (67%)13.024 (33%)

Kies je een grotere kern, dan heb je minder flex nodig, maar betaal je voor uren zonder werk. Met 18 fte daalt de flexbehoefte naar ongeveer 9.800 uur, en staan er in januari en juli samen zo'n 125 betaalde uren zonder werk. Welke variant voordeliger is, hangt af van wat een vast uur en een flexuur bij jou kosten. Reken beide door voordat je vacatures openstelt.

Kijk daarbij eerst naar je eigen team. Het CBS telde in het derde kwartaal van 2026 landelijk 588.000 deeltijders die meer uren willen werken en daar direct voor beschikbaar zijn. Misschien werken er een paar bij jou.

Stap 4: ontwerp de flexibele schil in lagen

De flexibele schil is het deel van je personeel dat je kunt op- en afschalen. Richt die in lagen in, in de volgorde waarin je ze inzet:

  1. Eigen medewerkers die extra uren willen werken, binnen de grenzen van de Arbeidstijdenwet en je cao.
  2. Eigen flexpool: oproepkrachten, studenten en oud-medewerkers die je locatie al kennen.
  3. Uitzendbureaus voor de toppen en voor functies die je zelf moeilijk vult.

In het voorbeeld neemt de eigen flexpool maximaal 1.200 uur per maand voor zijn rekening; alles daarboven gaat naar uitzendbureaus. Over het jaar komt dat neer op 10.604 uur voor de flexpool en 2.420 uur uitzendwerk, in maart, april, september, oktober en november.

Hoeveel mensen heb je dan in de schil nodig? In november is er 2.284 uur flexwerk. Werkt een flexkracht die maand gemiddeld 65 uur (aanname: 15 uur per week), dan heb je ongeveer 35 mensen nodig. Werven en inwerken kosten tijd. Begin dus ruim voor de piek en spreek met je uitzendbureaus aantallen per week af, in plaats van per dienst te bellen.

Houd bij het ontwerp rekening met nieuwe regels:

  • 31 december 2026: uitzendkrachten krijgen recht op arbeidsvoorwaarden die minstens gelijkwaardig zijn aan die van werknemers die regulier in dienst zijn. Dat kan doorwerken in de uurtarieven van je bureaus.
  • 1 januari 2028: oproepcontracten zoals het nulurencontract worden vervangen door een bandbreedtecontract, met een maximum dat hoogstens 30 procent boven het minimum ligt. Bijbanen van scholieren, studenten en AOW-gerechtigden zijn uitgezonderd. Draait je schil nu op nulurencontracten, dan moet je die anders opbouwen. Lees meer over wat de Wet meer zekerheid flexwerkers voor werkgevers verandert.
  • 1 januari 2028: je mag alleen nog arbeidskrachten inlenen van uitleners met een toelating onder de Wtta. Ga nu al na welke bureaus in je schil zitten. Alles over de deadlines staat in het Wtta-dossier.

Stap 5: neem een buffer op voor uitval

In stap 3 rekenden we met verzuim als jaargemiddelde, maar verzuim is niet gelijk over het jaar verdeeld. Bij alle bedrijven samen lag het volgens het CBS in het eerste kwartaal van 2025 op 5,8 procent en in het derde kwartaal op 5,1 procent. In de sector cultuur, sport en recreatie was dat 4,6 en 4,1 procent. Plan in de wintermaanden dus wat ruimer.

In de flexibele schil speelt iets anders: mensen die afzeggen of niet komen opdagen. Meet dat percentage zelf, per laag. In het voorbeeld rekent de locatie met 10 procent reserve (aanname). In november plant ze de schil dan op ongeveer 2.500 uur in plaats van 2.284, dus op zo'n 39 mensen in plaats van 35.

Stap 6: vertaal het jaarplan naar kwartaal, week en uur

Met een jaarplan in maanden kun je nog niet roosteren. Zo vertaal je het naar het rooster:

  • Per kwartaal: tactische personeelsplanning. Leg het jaarplan naast de actuele agenda en stel de maanden bij. Plan verlof in de dalmaanden, start de werving voor de flexpool en bevestig de volumes bij je uitzendbureaus.
  • Per week. Verdeel de maanduren over de weken op basis van de agenda. In november zijn de 4.600 uur niet gelijk verdeeld: een week met een driedaagse beurs vraagt bijvoorbeeld 1.500 uur, een week met alleen een congres 900.
  • Per dag en per uur: operationele personeelsplanning. Het verwachte aantal bezoekers per uur bepaalt hoeveel mensen er tegelijk nodig zijn. Een beursdag met 9.000 bezoekers vraagt bijvoorbeeld 30 mensen bij de opening, 45 tijdens de lunchpiek en 32 aan het eind van de middag (fictief). Die curve wordt je rooster.

Leg daarna elke maand de gewerkte uren naast het plan, met vast, flexpool en uitzend apart. Wijken die structureel af, stel dan in het volgende kwartaal de kern of de schil bij.

Hoe organiseer je dit in de praktijk?

De jaarberekening past prima in een spreadsheet. Het lastige deel is stap 6: de vertaling naar week en uur, en het bijwerken als de agenda verandert. Daarvoor heb je een forecast per uur nodig, één planning waarin vast, flexpool en bureaus samenkomen, en gewerkte uren die automatisch terugkomen, zodat je ze met het plan kunt vergelijken.

Staffyou WFM zet je eigen medewerkers, je flexpool en je uitzendbureaus in één planning. Staffyou Forecast voorspelt de bezetting per uur, locatie en afdeling uit historie, omzet, reserveringen, weer en evenementen, rekent die door naar loonkosten tegen je budget en zet de voorspelling om in conceptdiensten. Open diensten gaan eerst naar je eigen mensen, dan naar de flexpool en daarna naar bureaus. De planner keurt het voorstel goed.

Veelgestelde vragen

Wat is strategische personeelsplanning?

Daarbij bepaal je vooruit hoeveel werk er de komende jaren komt, welke vaardigheden daarvoor nodig zijn en hoe je het werk verdeelt over vaste medewerkers en een flexibele schil. Het resultaat is een formatieplanning per functie en een plan voor de schil.

Wat is het verschil tussen kwalitatieve en kwantitatieve personeelsplanning?

Kwantitatieve personeelsplanning gaat over aantallen: uren, fte en mensen. Kwalitatieve personeelsplanning gaat over vaardigheden, certificaten, doorgroei en uitstroom. Een bruikbaar plan combineert beide per functie.

Hoe groot moet de flexibele schil zijn?

Daar bestaat geen vast percentage voor. Reken het uit: de rustigste maand bepaalt de vaste kern, de rest van de vraag is flex. In het voorbeeld hierboven is dat een derde van de uren.

Wat is het verschil tussen strategische en operationele personeelsplanning?

Strategische planning kijkt een jaar of langer vooruit en gaat over formatie en de mix van vast en flex. Operationele planning gaat over deze week: wie staat wanneer waar, en wie springt in bij uitval.

Wil je zien hoe je jaarplan doorloopt tot een forecast per uur en een rooster met vast, flex en uitzend? Plan een demo.

Bronnen

Verder lezen

Personeelsplanning in één systeem?

Staffyou WFM: €0,15 per gepland uur, de eerste 500 uur per maand gratis.

Plan een demo